BPMN 2.0 - Vue d'ensemble

Qu’est-ce que le BPMN 2.0 ?

Le Business Process Model Notation 2.0 version (BPMN) est un langage de modélisation visuelle, c’est-à-dire un ensemble de symboles universels permettant de représenter les flux de travail des processus métiers sous forme graphique. La forme graphique est populaire et intuitive et peut être facilement comprise par toutes les parties prenantes de l’entreprise. C’est la notation la plus pratique et actuellement la plus utilisée pour la modélisation des processus. Contrairement aux diagrammes de flux, le BPMN 2.0 est capable de modéliser des diagrammes de processus complexes d’une manière agile et intelligente. Le BPMN a été principalement développé pour soutenir la mise en œuvre technique des processus (Automatisation des processus). Plus l’IT (Information technology) est importante dans une entreprise, plus l’utilisation du BPMN est utile.

La version 2.0 du BPMN a été développée en 2010, et la version réelle de la spécification a été publiée en décembre 2013, succédant à la version 1.2. La dernière version BPMN 2.0.2 a été officiellement publiée par l’ISO dans la norme ISO/IEC 19510 : 2013, elle comporte par exemple les ajouts suivants :

• Le diagramme de chorégraphie, qui est la modélisation d'un comportement attendu entre des participants qui interagissent les uns avec les autres et qui veulent coordonner leurs activités ou leurs tâches à l’aide de messages.

• Le diagramme de conversation, qui est la description informelle d'un diagramme de collaboration à haut niveau. Il représente des échanges de messages (présentés sous la forme d'un regroupement de flux de messages), logiquement reliés entre les participants et qui concernent un objet d'affaires d'intérêt, par exemple, un ordre, un envoi, une livraison ou une facture.

Vous pourrez utiliser le BPMN 2.0 dans le cadre du management de processus, des processus opérationnels ainsi que des processus supports au sein des entreprises.

Pour développer un projet d’entreprise dans la modélisation des processus, les techniques suivantes sont utilisées :

• Méthode : Séquence d’étape à la collecte et à la modélisation d’information.

• Métamodèle : Informations à modéliser.

• Notation : Symboles et règles pour représenter l’information.

• Outil : Prise en charge computationnelle de la documentation d’information. Consultez cet outil gratuitement pour la modélisation des processus.

Les acteurs responsables de la modélisation du BPMN 2.0

Le BPMN 2.0 exige un certain investissement de temps et d'énergie, mais les bénéfices en termes de compréhension et d'améliorations peuvent être considérables. Il est réalisé par des ingénieurs qualité en collaboration avec les différents métiers.

Avantages du BPMN 2.0

Le BPMN 2.0 vous permettra de saisir et documenter les processus opérationnels de votre entreprise d’une manière claire et cohérente, ce qui garantira que les parties prenantes impliquées dans le processus sont pertinentes. On retrouvera par exemple les propriétaires de processus et les utilisateurs professionnels. Ainsi, l’équipe pourra répondre plus efficacement à tous les problèmes identifiés dans les processus. Le BPMN fournira des notations complètes et riches qui pourront être facilement être comprises par les acteurs techniques et non techniques. La modélisation des processus d’affaires pourra offrir des avantages importants à votre entreprise :

• Le BPMN 2.0 est relativement simple à comprendre, tout en restant assez puissant pour décrire les complexités potentielles d’un processus d’affaires.

• Il comblera l’écart de communication qui se produit fréquemment entre la conception et la mise en œuvre des processus d’affaires.

• Il fournira une notation standard qui sera facilement compréhensible par tous les intervenants d’affaires.

• Il fournira à votre entreprise la capacité de définir et de comprendre leurs procédures à l’aide de diagrammes de processus d’affaires.

• Votre entreprise pourra utiliser le BPMN 2.0 à différents niveaux. Vous pourrez utiliser un sous-ensemble de celui-ci, principalement ses éléments graphiques, pour visualiser les processus.

• Grâce au BPMN 2.0, vous aurez une meilleure gestion de la modélisation de la gestion des événements et des exceptions.

Éléments de base BPMN 2.0

Le BPMN 2.0 est composé d’un ensemble d’éléments graphiques. Ces éléments permettent le développement de diagrammes simples qui seront familiers à la plupart des analystes d’entreprise. Ces éléments ont été choisis pour être distingués les uns des autres, afin d’utiliser des formes qui sont familières à la plupart des modélisateurs.

Il y a quatre catégories d’éléments de base :

• 1) Objets de flux

• 2) Objets connectés

• 3) Maillots de bain

• 4) Artefacts

1. Objet de flux

Les objets de flux, ou objets flows sont eux-mêmes décomposés en 3 catégories :

• Événement : C’est quelque chose qui « se produit » au cours d’un processus d’affaires. Les événements affectent le déroulement du processus et ont généralement une cause (déclencheur) et un impact (résultat). Ils sont représentés par des cercles avec des centres ouverts pour permettre aux marqueurs internes de différencier différents déclencheurs ou résultats. Il existe trois types d’événements, en fonction du moment où ils affectent le flux : Démarrer, Intermédiaire et Terminer.

• Activité : Une activité est représentée par un rectangle aux angles arrondis (Cf. Figure). C’est un terme générique pour le travail que l’entreprise effectue. Une activité peut être atomique ou non atomique (composé). Les types d’activités sont : Tâche et Sous-processus.

- Tâches : Une tâche BPMN est une activité atomique dans un flux de processus. Vous créez une tâche lorsque l’activité ne peut pas être décomposée en un niveau de détail plus fin. En général, une personne ou des applications exécutent la tâche. Dans BPMN 2.0, il existe différents types de tâches identifiées qui sont utilisées pour représenter un comportement plus spécifique. Les différentes tâches, que je détaillerai dans un prochain article sont : tâche de service (service task), tâche d’envoi (send task), tâche de réception (receive task), tâche manuelle (manual task), tâche de règle d’entreprise (rules business), tâche script (script task), tâche de l’utilisateur (user task).

- Sous-processus : En utilisant des sous-processus, vous pouvez diviser un processus complexe en plusieurs niveaux, ce qui vous permet de vous concentrer sur une zone particulière dans un diagramme de processus unique. Les cinq types de marqueurs pour les sous-processus, que je détaillerai dans un prochain article, sont : sous-processus classique, sous-processus appelé, sous-processus parallèle, sous-processus évènementiel, sous-processus avec boucle, sous-processus avec multi instance soit en séquence ou parallèle.

• Les passerelles : Une passerelle est représentée sous la forme d’un diamant ou losange. Elle permet de gérer soit la division d’un flux en plusieurs, soit la convergence, soit la réunion de plusieurs flux en un seul. Les comportements de passerelles, que je détaillerai dans un prochain article sont : les passerelles exclusives (en suivant un seul chemin), les passerelles exclusives basées sur l’événement (Event based exclusive), les passerelles inclusives (en suivant un ou plusieurs chemins), et les passerelles parallèles (en suivant tous les chemins), les passerelles parallèles sur les événements (avec un événement), les passerelles de décision complexes (Complex). Pour chacune des passerelles, il y a un mode division et un mode fusion.

Figure 1 Logigramme des activités

Figure 2 Logigramme des passerelles

Figure 3 Logigramme des évènements

2. Objets connectés

Les objets de flux sont reliés entre eux dans un diagramme pour créer la structure squelettique de base d’un processus d’affaires. Il y a trois connecteurs qui fournissent cette fonction :

• Flux de séquences : il est représenté par une ligne continue avec une flèche à la fin et est utilisé pour montrer l’ordre dans lequel les activités seront effectuées au sein d’un processus.

• Flux de messages : il représente le flux d’informations entre deux processus ou sous-processus.

• Flux d’association : ils mettent en évidence des annotations qui permettent ainsi d’afficher des informations supplémentaires pertinentes pour documenter le processus sur le diagramme.

3. Les couloirs de natation, piscine, ou « Swimlanes »

L’utilisation du concept « BPMN Swimlane » permet d’organiser les activités en catégories visuelles distinctes afin d’illustrer différentes capacités fonctionnelles ou responsabilités. Il faut distinguer les piscines (niveau macro) et les couloirs (division d’une piscine – Niveau micro).

• Les piscines : La notion de « pool », plus communément piscine, est une représentation graphique qui comprend les participants à un processus. Elle est représentée par une boîte rectangulaire qui prend explicitement le flux de séquences et est assimilée à un conteneur de processus, elle peut ainsi être représentée en tant que boîte noire ; dans ce cas le processus n’est pas décrit et son comportement est compris de manière implicite. La piscine peut être représentée de manière verticale ou horizontale, cela dépend de la volonté du modélisateur. Elle peut être soit un système, soit un une organisation, soit un rôle par exemple un service de restauration ou un client.

• Il y a un type de piscine qui n’a pas de contenu du tout. Il est connu comme la piscine « Boîte noire ». La boîte noire est souvent utilisée lors de la modélisation d’entités externes au processus d’affaires. Comme elle est externe, son flux interne n’a aucun impact sur le processus modélisé et peut donc être ignoré.

• Les couloirs : C’est une sous-partie d’une piscine, elle peut s’étendre sur toute la longueur de la piscine, verticalement ou horizontalement, elle est destinée à y organiser et catégoriser les activités. Dans la pratique, les couloirs sont utilisés dans la représentation des sous-entités ou des rôles. On peut subdiviser les couloirs en plusieurs rôles (ne pas mettre les noms des personnes, car cela entraînerait une mise à jour plus fréquente). Plus nous avons de subdivision, plus le niveau micro est étudié. Par exemple pour la piscine du service client, nous aurons deux couloirs : la salle et la cuisine. Le couloir « salle » sera divisé en deux couloirs, soit deux rôles : responsable et serveur.

4. Artefacts

Le BPMN 2.0 a été conçu pour permettre aux modélisateurs et aux outils de modélisation une certaine souplesse dans l’extension de la notation de base, et pour offrir la possibilité d’ajouter un contexte approprié à une situation de modélisation spécifique, comme un marché vertical (pour l’assurance ou les services bancaires par exemple). De nombreux artefacts peuvent être ajoutés à un diagramme. La version actuelle de la spécification du BPMN 2.0 ne définit que trois types d’artefacts, qui sont :

• Groupe : Un groupe est représenté par un rectangle aux angles arrondis, dessiné en pointillés. Le regroupement peut être utilisé à des fins de documentation ou d’analyse, mais n’affecte pas le flux de séquences. Il n’a aucune contrainte sur les piscines.

• Les annotations forment un mécanisme qui permet à un modélisateur de fournir des informations textuelles supplémentaires au lecteur d’un diagramme BPMN. Il n’affecte pas le flux, mais donne des détails sur les objets présents dans ce flux.

• Les données sont principalement des informations nécessaires ou produites lors de l’exécution d’un processus d’affaires. Il existe quatre types de données : les objets de données, les entrées de données, les sorties de données et les data stores. Ils sont liés à des activités par l’intermédiaire d’associations. Ils sont représentés par une page cornée, leur nom et l’état du nom y sont inscrits entre crochets avec des mentions supplémentaires comme « en cours », « préparés », « payé ». Les objets de données sont reliés à chaque activité par un lien d’association entrée (consultation) ou sortie (ajout/modif). La base de données est représentée par un cylindre avec son nom pour formaliser l’utilisation des données qui persiste au-delà de la portée du processus. (Cf. Icône « Data Store » ci-dessus)

Les conseils utiles pour la modélisation

• 1er conseil : Définissez clairement la portée du processus avec un début et une fin.

• 2e conseil : Je vous conseille de schématiser d'abord le processus métier actuel afin de mettre en lumière ses sources d'inefficacités avant de créer un meilleur modèle grâce à la notation BPMN 2.0.

• 3e conseil : Essayez de créer des diagrammes BPMN 2.0 qui tiennent sur une page, même si la page en question a les dimensions d'une affiche, comme c'est parfois le cas.

• 4e conseil : Vous pouvez créer diverses versions du diagramme pour les différentes parties prenantes, en fonction du niveau de détail requis pour leur fonction.

• 5e conseil : Utilisez le flux de séquence entre les piscines.